On le sait, vous entendez déjà suffisamment parler de confinement comme ça en ce moment, nous aussi on en a un peu marre, mais c’est un peu la grosse actu du moment et on ne pouvait pas passer à côté du sujet. Pas de panique, on ne va pas parler masque et lavage de main (mais lavez-vous les mains quand même), aujourd’hui, on va parler d’organisation et de travail à la maison.

Que vous soyez étudiant ou déjà dans le monde du travail, la problématique reste la même pour tout le monde. Qui dit rester à la maison dit aussi savoir faire face aux distractions, à l’envie de rester au lit toute la journée, aux « je le ferai plus tard, j’ai le temps ». Sauf qu’en attendant, les jours passent et ce sont vos projets qui n’avancent pas. Alors voilà notre petite sélection des meilleurs outils qui selon nous, vous permettront de conserver une routine de travail optimale et de vous faire gagner du temps dans la réalisation de vos tâches !

1- La ToDoList

Eh oui, vous n’allez pas y couper, la ToDoList, on la voit un peu partout depuis quelques temps, elle fait un peu peur même parfois, mais c’est un killer en termes d’organisation. Au début, réaliser une ToDoList n’est pas très attrayant, se retrouver confronter à tout ce qu’on a à faire, il y a de quoi vouloir s’enfuir en courant. Et en même temps, une fois qu’elle est faite, tout devient beaucoup plus clair. Quand la liste de vos tâches est établie, qu’elle est mise à plat concrètement devant vous, que vous l’avez sous les yeux, il est bien plus facile de faire le tri et d’établir les priorités, ça vous libère l’esprit car vous n’avez plus à sans cesse ressasser toutes ces choses, vous ne risquez plus de les oublier.

On voit de plus en plus d’outils de ToDo émerger en ce moment. Pour n’en citer que quelques-uns, Trello viendrait en tête de file. Ce logiciel disponible sur n’importe quel ordinateur et également décliné en application vous permet d’établir une ToDoList complète : nom de l’événement, date d’échéance, description. Cette ToDo peut être individuelle comme collaborative et vous recevez des rappels lorsque la date de rendu d’une tache approche. Une fois celle-ci terminée, vous n’avez plus qu’à la retirer de votre dashboard. Petit atout supplémentaire : possibilité de classer les tâches par catégorie de couleur et également par famille de priorité ou par thème.

Un deuxième outil du même genre, un peu plus orienté réalisation de projet, ToDoList est une plateforme/application qui comme Trello vous permet d’établir vos tâches pour les prochaines semaines, de manière collaboratrice ou non, mais également de suivre votre productivité grâce à un système de point. Les points « karma » vous aident à visualiser votre avancée dans vos projets et votre productivité, et on est toujours satisfait quand on voit la petite jauge augmenter jour après jour.

Un peu plus original encore, Habitica, dans lequel vous incarnez un petit personnage qui gagne en expérience chaque fois qu’il remplit une de ses missions.

Petit bonus, en complément de votre TodoList, il peut être une bonne idée d’utiliser des outils comme Evernote, des carnets de note numériques, qui vous aideront à regrouper toutes vos idées et qui marchent d’un écran à un autre. Toujours utile quand on a besoin de noter quelque chose ou pour sauvegarder quelques notes sur un projet précis.

2- Éviter les distractions

C’est bizarre, jusque-là je n’avais pas encore parlé de Netflix… Non, ce n’est pas un outil qui vous aidera à travailler, au contraire, mais nous avons trouvé quelques outils pour vous défaire de son emprise (ou de celle d’Instagram, de Facebook… d’Internet en général quoi). Afin d’aider les personnes qui ont dû mal à éviter les distractions, des applications ou logiciels sur ordinateur ont vu le jour. Ces derniers vous permettent de couper certaines applications, certains sites, pendant une période donnée, d’autres vous empêche carrément de quitter leur appli pendant ce laps de temps.

C’est le cas de Forest par exemple qui consiste à rester concentrer tout un temps durant lequel vous plantez une graine d’arbre et celui-ci pousse. Si vous sortez de l’appli, votre arbre meurt avant d’avoir fini sa croissance, si vous tenez, vous aurez bientôt toute une petite forêt sur votre téléphone. Autres exemples d’outil Web qui vous coupent les accès, SelfControl, Freedom ou encore Cold Turkey, ce dernier fournissant un outil de suivi de vos activités sur votre ordinateur afin que vous puissiez mieux vous représenter quels sont les écrans sur lesquels vous passez le plus de temps.

3- Organiser le travail en équipe

À distance, travailler sur des projets avec son (ou ses) équipe peut s’avérer être vite très compliqué. Problèmes d’organisation, de compréhension, d’échanges de documents… Heureusement, aujourd’hui, il existe tout un tas d’outils qui peuvent vous aider à rester organiser tous ensemble, synchronisés. Travaillez à distance demande une certaine rigueur et une bonne organisation pour chaque membre de l’équipe et il existe de nombreux outils qui peuvent vous aider à mettre ça en place.

Tout d’abord, les plateformes et outils qui vous permettent d’avoir un environnement de travail commun. Le mieux pour pouvoir travailler en groupe est d’avoir des espaces communs où communiquer et partager des documents. Parmi les plus connus, il y a Teams de Microsoft qui vous permet de travailler en instantané avec les membres de votre équipe. Slack fait également partie des plateformes intéressantes, un peu à la Discord (qui peut aussi être un outil intéressant), qui vous laisse la possibilité de créer autant de canaux que de sujets à traiter, ce qui évite ainsi de se perdre dans le flux d’infos (une page pour le projet pro, une page pour les recherches, une page pour les conversations superflues…). Concernant le partage de fichiers et l’écriture commune, vous avez la suite Google, avec le Drive, les docs et les sheets.

Quand on doit travailler avec plusieurs personnes, l’idéal est de pouvoir planifier des réunions de travail. Il est préférable de faire ces réunions « en visio », où chacun peut se voir et parler pour faciliter l’échange, plutôt que par message où il est plus dur de se comprendre. Là encore, les plateformes et outils dédiés sont nombreux. Microsoft et Google le proposent respectivement avec Teams et Meet, mais il en existe d’autres, comme BlackBoard ou Zoom, ou même Skype (ce bon vieux Skype). Et pour vous organiser dans vos planifications, existe des applications comme Doodle qui vous permet de choisir une date et une heure de réunion selon les disponibilités de chacun et de les programmer.

En résumé, voilà le plan d’action :

  • Établir la liste de ce que vous avez à faire dans les prochains jours grâce une TodoList, comme le propose Trello ou Habitica.
  • Rester organisé lors de ses sessions de travail et prendre des notes pour être plus efficace grâce à des outils comme Evernote.
  • Éviter les distractions pour rester concentrer, avec Forest, SelfControl ou Cold Turkey
  • Établir un espace de travail commun avec ses équipes grâce à Slack ou Teams
  • S’organiser dans le partage de document commun avec un Drive par exemple
  • Planifier et organiser des sessions face caméra avec tous les membres de votre équipe en passant par des plateformes comme Meet ou BlackBoard.

Voilà, il ne vous reste plus qu’à mettre tout ça en pratique ! Évidemment, ceci n’est qu’une base, libre à vous de vous l’approprier et d’y ajouter d’autres méthodes d’organisation ou d’y ajouter celles que vous avez déjà et qui fonctionnent pour vous. Un dernier petit conseil pour finir : établissez des horaires de travail et des horaires de temps off. Quand on reste chez soi, on a tendance à ne pas faire trop attention au temps qui passe, ce qui n’est pas forcément une très bonne chose. Si vous ne planifiez par à l’avance des créneaux dédiés au travail et d’autres dédiés au divertissement, l’un des deux risque de déborder sur l’autre, et au final, vous ne serez pas satisfait, soit parce que vous aurez l’impression de ne pas avoir travaillé, soit parce que vous n’aurez pas eu assez de temps libre.

Alors, on s’organise, on planifie à la fois ses journées mais également son travail commun avec ses équipes et on choisit les bons outils pour rentabiliser son temps et ainsi gagner de précieuses minutes à la fin de la journée et rentabiliser son abonnement Netflix !