Comment j’ai réussi à améliorer la gestion de mes mails

Je ne sais pas vous mais il y a encore quelques mois j’étais submergé par mes mails ! J’ai laissé des dizaines / centaines de mails s’entasser dans ma boîte de réception en pensant les traiter plus tard, quand j’aurai « plus de temps ». Au final j’ai fini l’année dernière avec +400 mails non lus.

Le résultat de cette mauvaise gestion de mes mails m’a apporté un certain stress. Je me rendais compte au dernier moment que j’avais laissé passer une information importante ou oublié de répondre à des mails.

L’objectif « inbox zéro »

Pour résoudre mon problème, j’ai trouvé une méthode pour atteindre l’objectif « inbox zéro ». Le but n’était pas d’avoir une boîte de réception vide 24h/24, mais le plus souvent possible. Pour parvenir à cet objectif voici deux principes:

Le premier est de définir une action précise pour traiter chaque mail:

  • Supprimer les mails que je considère comme n’ayant aucune importance ou qui ne requièrent pas de réponse.
  • Répondre tout de suite aux mails qui nécessitent une réponse rapide de ma part.
  • Classer dans le dossier spécifique, les mails qui nécessitent une réponse de ma part, mais que je ne peux pas faire immédiatement.
  • Archiver les mails qui attendent une réponse spécifique de ma part, puis j’effectue ou je planifie immédiatement la tâche requise.

Le deuxième est de créer et d’organiser des dossiers et des labels. Peu importe l’outil que l’on utilise (Outlook, Gmail, Mail, Yahoo…), il est possible de créer des dossiers pour organiser très efficacement les mails. J’ai ainsi défini différents dossiers :

  • Inbox Classique : mon job actuel, avec des sous-dossiers pour chaque projet spécifique que nous avons.
  • Todo normal : pour les tâches qui me sont demandées ou qui me concernent, mais qui ne sont pas urgentes.
  • Todo urgent : pour les tâches qui me sont demandées ou qui me concernent, et qui sont urgentes.
  • En attente de réponse: pour les mails qui nécessitent une réponse de ma part, mais auxquels de je ne peux pas répondre immédiatement.
  • Favoris: pour les mails de type informatif, que je ne peux pas lire tout de suite.

L’application de ces deux principes m’a permis de traiter efficacement tous les mails, sans en rater un, ainsi qu’avoir une boîte de réception propre et organisée  ( « un esprit sain dans un corp sain »). Et bien sûr d’éviter un facteur de stress tout en gagnant en productivité.

Après différentes lectures, j’ai cherché à résoudre mes problématiques de gestion d’emails. Un merci particulier à l’article de Juanito qui m’a fortement aidé et inspiré.

À propos Vincent Geslin

Etudiant à la Web School Factory (Promotion 2018)

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